英語の手紙・メールの書き方｜ビジネスで使える基本ルールまとめ

2026年4月16日

英語でメールや手紙を書くときは、決まった型（フォーマット）があります。
特に、宛名・書き出し・締めの表現はほぼパターン化されているため、一度覚えてしまえばそのまま使えるのが特徴です。
この記事では、英語メールの基本ルールとよく使う表現をまとめました。

① 宛名（Salutation）

相手に応じて書き方が変わります。

Dear Mr. Smith,（スミスさんへ）
Dear Ms. Johnson,（ジョンソンさんへ）
Dear Customer,（お客様へ）
Dear Sir or Madam,（担当者様へ）

カジュアルな書き方
・Hi John,
・Hello Sarah,

② 書き出し（Opening）

最初の一文は、目的や挨拶を書くのが基本です。

丁寧・ビジネス

I hope this email finds you well.
（お元気でお過ごしのことと思います）
I am writing to inquire about ～
（～についてお問い合わせします）
Thank you for your email.
（メールありがとうございます）

カジュアル

I hope you’re doing well.
（元気にしてる？）
Just wanted to ask about ～
（ちょっと聞きたいんだけど～）

③ 本文（Main Message）

要件はシンプルに書くのがポイントです。

Please let me know ～
（～を教えてください）
Could you please ～?
（～していただけますか？）
I would like to request ～
（～をお願いしたいです）

④ 結び（Closing Sentence）

最後に一言添えると丁寧になります。

Thank you for your time.
（お時間ありがとうございます）
I look forward to your reply.
（ご返信お待ちしております）
Please feel free to contact me.
（お気軽にご連絡ください）

⑤ 締め（Sign-off）

丁寧（ビジネス）

Best regards,
Kind regards,
Sincerely,

少しカジュアル

Best,
Thanks,

⑥ 名前

締めのあとに名前を書きます。

≪例≫

Best regards,
Hanako

進捗確認メールの例（丁寧・ややフォーマル）

Dear Mr. Smith,

I hope you are doing well.
I am writing to follow up on the project we discussed last week.

I understand that the materials were scheduled to be shared by this week. However, I have not yet received any updates, so I wanted to check on the current progress.

I would appreciate it if you could let me know the status at your convenience.

Thank you for your time and support.
I look forward to your reply.

Best regards,
Hanako

和訳

スミス様

お世話になっております。
先週ご相談させていただいたプロジェクトについて、進捗確認のご連絡です。

資料は今週中に共有予定と伺っておりましたが、
現時点で特にご連絡をいただいていないため、状況を確認させていただきました。

お手すきの際に、現在の進捗についてご教示いただけますと幸いです。

お時間とご対応に感謝いたします。
ご返信をお待ちしております。

敬具
ハナコ